El día que cambias la libreta de entradas por un checador digital resuelves un problema y creas otro. El registro deja de ser una firma ilegible al final de la quincena, sí — pero si el empleado checa desde su teléfono, puede checar desde su cama. Es el fraude más barato que existe: no requiere cómplice, no deja rastro obvio y se paga como si fueran horas trabajadas. La geocerca es lo que lo cierra.
Qué es una geocerca, en corto
Es un círculo invisible alrededor de tu restaurante. Marcas el punto exacto del local y una distancia en metros; cuando alguien checa, el sistema compara la ubicación del teléfono contra ese círculo. Adentro, checada normal. Afuera, o se rechaza o queda marcada para que la revises —tú eliges cuál de las dos.
Conviene saber cuándo no la necesitas: si el personal checa en una tablet fija dentro del local, la tablet ya es la geocerca. Esto es para cuando cada quien checa desde su propio celular, que es lo cómodo y también lo vulnerable.
Paso 1: enciende el checador
En Config → General, busca Checador de Personal y actívalo:
A partir de ahí, el personal registra entrada y salida en el kiosco, una pantalla aparte con su propia dirección (termina en #/checador) que no pide usuario ni contraseña: se entra con el PIN de 4 dígitos del empleado y el sistema toma una foto de evidencia. Puedes dejarla abierta en una tablet junto a la puerta del personal o mandarles el enlace para que la usen desde su teléfono.
Paso 2: marca dónde está el restaurante
Ve a Admin → Asistencia y pulsa Geocerca. El panel te lleva por tres pasos en orden:
- Marca el punto. Lo más exacto es pulsar Usar mi ubicación actual estando dentro del restaurante. Si lo configuras desde tu casa o desde la oficina, escribe la dirección y usa Buscar.
- Verifica el punto en Google Maps. No te saltes este paso. Un buscador de direcciones puede dejar el pin en la cuadra correcta pero del otro lado de la calle, o en un centro comercial completo en vez de tu local. Si el pin no cae encima de tu restaurante, repite el paso 1.
- Fija la distancia permitida. El valor recomendado es 150 metros.
Por qué 150 metros y no 20
La tentación es apretar el radio lo más posible: si el local mide 15 metros, ¿por qué permitir 150? Porque el que se mide no es el local, es el GPS. Bajo techo, entre paredes y estructura, la ubicación de un teléfono se desvía típicamente entre 20 y 50 metros, y en una plaza comercial o entre edificios altos puede ser peor. Un radio de 20 metros no atrapa tramposos: rechaza a cocineros que están parados en tu cocina. Y un checador que falla al personal honesto se abandona en dos semanas.
150 metros sigue siendo un filtro perfectamente útil: descarta la casa, el transporte y la colonia de al lado, que es contra lo que de verdad estás protegiéndote. Si tu local está en un predio grande —terraza, estacionamiento propio, jardín— súbelo; nunca lo bajes por debajo de unos 100 metros sin haberlo probado antes con un teléfono real desde adentro.
Paso 3: ¿bloquear o solo marcar?
La casilla Rechazar checadas fuera del área decide qué pasa con una checada de afuera:
- Activada: el kiosco no deja checar. Nada entra al registro.
- Desactivada: la checada se registra igual, pero queda marcada con bandera roja para que la revises.
El consejo práctico es empezar desactivada, las primeras una o dos semanas. Sirve como calibración: si aparecen banderas de gente que sí estaba trabajando, tu radio es muy chico o el punto quedó mal, y lo descubres leyendo un reporte en lugar de descubriéndolo un domingo a las 8 de la mañana con un cocinero que no puede entrar y un gerente que no contesta. Cuando pasen varios días sin falsos positivos, actívala.
Deja siempre una salida manual: quien administra el restaurante debe poder corregir una checada. La geocerca es una barrera contra el abuso, no un juez inapelable.
Las fotos de evidencia y cuánto guardarlas
Cada checada guarda una foto tomada en ese momento. Es lo que cierra el otro hueco clásico: el PIN prestado. La ubicación demuestra que el teléfono estaba en el restaurante; la foto demuestra que era esa persona.
En el mismo panel defines cuántos días se conservan (90 por omisión; 0 = para siempre). Vale la pena entender la distinción: lo que se borra son las fotos. El registro de horas nunca se borra, así que reducir la retención no te deja sin respaldo de nómina —solo suelta las imágenes, que son el dato sensible. 90 días es un buen equilibrio: cubre de sobra cualquier aclaración de quincena.
Lo que sí tienes que hablar con tu equipo
Esto lo saltan casi todos los tutoriales y es donde se meten en problemas. Estás recogiendo datos personales de tus trabajadores —ubicación y fotografía—, y en México eso cae bajo la ley de protección de datos. Tres cosas que cuestan poco y evitan mucho:
- Avísales antes de encenderlo, por escrito, y explica para qué: verificar la asistencia, nada más.
- Sé claro sobre el alcance: la ubicación se lee en el momento de checar, no hay seguimiento durante la jornada ni cuando el empleado está en su casa. Dicho así, la resistencia baja mucho.
- Di cuánto tiempo guardas las fotos y quién puede verlas. Ese número está en el panel; que coincida con lo que les dijiste.
Un equipo que entiende el porqué usa el checador sin fricción. Uno al que se lo impusiste de un día para otro encuentra la manera de esquivarlo, y volviste al punto de partida con más pasos.
Qué haces con esto después
Una vez que las horas son confiables, sirven para más que contar asistencia. En Admin → Asistencia puedes fijar horas objetivo y sacar el PDF del periodo para la nómina, y el reparto de propinas cruza las propinas cobradas con las horas realmente checadas —que es justo lo que vuelve discutible un reparto hecho de memoria. Ver todo junto es parte de lo que hace un POS para restaurantes distinto de un sistema de tienda: la asistencia, la caja y el costo viven en el mismo lugar.
